Protokoll fört vid styrelsemöte nr 3, 2010-01-30/31 kl 18.15 på Ålands hav

§ 1. Mötets öppnades
Ordföranden, Carl-Göran Wikholm, hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat.
Var och en gavs tillfälle att presentera sig och kort berätta om sina uppgifter i styrelsen

§ 2. Dagordning
Per Gripenhall presenterade upplägget för hela konferenshelgen, gruppindelning, tider, lokaler
och ordningsregler. Han betonade särskilt vikten av att alla kommer i god tid till söndagsmorgonens
första arbetspass kl 9.00.

Sen tog ordförande Calle över rodret och presenterade ett förslag till dagordning.
Styrelsen beslöt
att fastställa dagordningen.

§ 3. Föregående protokoll
Protokollet från 2010-01-12 hade de flesta läst och gillat, men vi hade det inte med på båten,
utan får godkänna det formellt på nästa styrelsemöte. Några kommentarer noterades:
Pecca rapporterade att han nu fått bekräftelse på att bidragsansökningarna är inlämnade.
P-G berättade att vattendomar numera avkunnas av miljödomstol, i vårt fall i Nacka, och där
letar man nu efter svar på våra frågor.
Styrelsen beslöt
att tacka för protokoll och rapporter.

§ 4. Rapporter
Snabbrapporter från sektionerna
– Säkerhet: Jörgen Folkesson berättade att allt är lugnt.
att tacka Jörgen för rapporten

– Vaktsektionen: Lars Axelsson instämde, allt lugnt.
Styrelsen beslöt
att tacka Lars för rapporten.

– Hamnen: Bo Herburt rapporterade att 11 båtplatser har fördelats. Offertförfrågan är på gång.
Styrelsen beslöt
att tacka Bosse för rapporten.

– Fifång: Börje Persson hade haft ett möte med länsstyrelsen. Dom är ålagda att spara pengar.
Så vi kanske får ev. avvakta med de nya toaletterna. En ny maskin för att klippa vass på land
ska anskaffas för den har länsstyrelsen pengar till. Åke Wikström får måla om stora huset.
Eventuellt behöver vi anskaffa en del nya fönster. Ny folder är på gång genom länsstyrelsens
försorg. Nya vägskyltar i trä kommer upp i sommar.
Styrelsen beslöt
att tacka Börje för rapporten, trots att den inte var så kort.

– Område/miljö: Per-Arne Wickman berättade att Svenne Waks plogar snabbt och effektivt.
Värmepumpen fungerar till belåtenhet.
Styrelsen beslöt
att tacka Pecca för rapporten.

– Hallarna: Tommy Callin var förhindrad att delta i konferensresan. Vi ber honom dock att
annonsera på webben att det finns mindre hallfack.

– Båthanteringen: Lars Wiberg: ”Har gått i ide.”
Styrelsen beslöt
att tacka Lars för dagens kortaste rapport.

– Seglingssektionen: Katarina Sundin fick tyvärr lämna återbud för sjuka barn.

– Ungdomssektionen: Fredrik Wallin rapporterat att han forskat en del i hur det fungerar med
bidrag och planering för sommarsäsongen.
Styrelsen beslöt
att tacka Fredrik för rapporten.

– Axvik: Bror Sjöqvist trodde sig veta att Axvik nu ligger infruset.
Styrelsen beslöt
att tacka Bror för rapporten.

– Ekonomi: Håkan Frisk berättade att kassan sjunkit ihop till ca 130 000 kronor. Men nu är
fakturorna på väg ut, så det kommer snart in friska pengar. På vårens faktura finns nu både
medlems- och hamnavgifter, samt den beslutade avgiften för nytt låssystem.
Avgiften för den som inte fullgjort sin arbetsplikt kommer att påföras höstfakturan.
Styrelsen beslöt
att tacka Håkan för rapporten.

– Information: Gunnar Boman berättade att ett nytt nummer av SBS-bladet är på gång. Han
lät styrelsen få en förhandstitt, och det förspordes gillande kommentarer runt bordet.
Styrelsen beslöt
att tacka Gunnar för rapporten och för allt arbete med bladet.

– Lars Axelsson berättade om en brand natten mot den 24 januari i Strängnäs. Ett båthus, som tillhör Gripens båtklubb, brann ner. Polisen tror att branden varit anlagd. Vi känner med vårabåtvänner som drabbats, och inser än en gång hur viktigt det är att ha vakt även vintertid.– Håkan Frisk berättade att han gått vakt en natt nyligen. Då hittade han flera elkablar somleder in i båtar. Men man kan inte se om någon förbrukare är inkopplad.Efter en kort överläggning var vi överens om huvudprincipen: Nattvakten ska dra ur sladdar.– Johnny Rickman berättade att Grödinge Båtklubb haft vissa interna tråkigheter, och att viev. kan komma att bli kontaktade av medlemmar från den klubben. Vi hoppas förstås i förstahand att det löser sig på plats.– P-G Traung berättade att vår båtklubbsförsäkring nu kan kompletteras med ett tilläggspaketsom ger olycksfallsskydd för alla medlemmar, inte bara funktionärer.

Styrelsen beslöt
att påminna om att sladdar bara får vara inkopplade när båtägaren är närvarande.
att ta upp frågan om tilläggsförsäkring på nästa styrelsemöte.

§ 6. Rapport från utredning om varm hall
Johnny Rickman rapporterade att utredningen börjat sitt arbete. Man har funnit att delar av
hamnområdet är ”prickat”, antingen belagt med byggnadsförbud eller olämpligt att bygga på.
Gruppens första skiss innehåller tre delar:
1. Den gamla maskinhallen och mastskjulet rivs och ersätts med en ny, prefabricerad hall,
som inrymmer både en varmbonad och en kall del.
Preliminär kostnadsberäkning: 1,5 milj. som avskrivs på förslagsvis 25 år.
2. Hall nr 1 rivs och ersätts av en ny, lite större, hall några meter längre sydvart. Den kommer
att kosta ca 1 miljon och betalas genom att insatsen för alla hallfack höjs med 5 000 kr, som
betalas fördelat över en tidsperiod förslagsvis av 5-10 år.
3. Nya ställningar för mastförvaring monteras på hallarna väster om viken, och här anläggs en
ny mastbrygga med kran. Preliminärt beräknas kostnaden till ca 0,5 miljon.

Hur stor del av kostnaden för varm hall som betalas genom minskade underhållskostnader för
traktorer, vagnar, båtar och maskiner återstår att räkna på. Vad blir kostnaden per medlem?
Styrelsen beslöt
att tacka Johnny för en bra rapport och kommittén för ett bra arbete.
att bereda frågan vidare på nästa styrelsemöte.
att be kommittén och Johnny att rapportera på klubbmötet i april.
att be kommittén i samverkan med Håkan Frisk att räkna på kostnader/medlem enl ovan.
att återigen se om det går att reparera nuvarande reparationshall och bygga en ny varmbonad
intill.
att återigen se om det går att nyttja något av de mindre, outnyttjade, hallfacken för förråd
eller varm hall efter mindre ombyggnad

§ 7. Framtidsvisioner och trender
P-G Traung berättade om trender i båtlivet, och fann både positiva och negativa.
– Påbud om sugterminaler på land (för toatömning) dröjer, men det kommer.
– Strängare regler för (mot) sjöfylleri är att vänta.
– EU förstår inte vad ”ideella föreningar” är, utan vill ha moms på allt. Vi hoppas regeringen står emot.
– Sjöfartsverket får allt mindre pengar, och tvingas dra in fyrar och sjömärken som bara används av fritidsbåtar.
– Fritidsbåtar som drivs med el är under utveckling. De går tyst och är bra för miljön.
– Nya båtar har inte alltid navigationsbord längre. Man litar på sin GPS.
– K-märkning kommer för båtar byggda före 1965. Roligt, men också förpliktande.
– Större båtar är en tydlig trend, men faktiskt också mindre.
Styrelsen beslöt
att tacka P-G för en spännande och intresseväckande samtidsanalys.
att ajournera förhandlingarna till söndag kl 11.30

Söndag 9.00 – 11.30 pågick följande grupparbeten:
– Låssystem och rutiner för nyckelbyten: Lars A, Jörgen, Per
– Arbetsplikten: Håkan, P-G, Gunnar, Johnny
– Ekonomi, miljö, underhåll, ankring: Pecca, Bosse, Lars W, Birger
– Ungdom och segling och visioner: Fredrik, Bror, Börje

§ 8. Rapporter från grupparbetena: Lås och nycklar
Lars Axelson redovisade planerna för lås– och nyckelbyten:
Teknisk information
Grinden ”Pershagen” får magnetlås. Gammal låscylinder demonteras och förvaras på kansliet.
Gånggrind och stor grind mot motorvägen får ny låscylinder och nytt hänglås & kätting. Gånggrind mot vägen får magnetlås. Gammal låscylinder demonteras och förvaras på kansliet Bilgrind mot vägen får kraftigt magnetlås motsvarande 7500 N låskraft. Gammalt hänglås förvaras på kansliet.
Gånggrind längs vägen mot Torpa pensionat får magnetlås och kortläsare, och ny låscylinder.
Vid haveri kan vi frånkoppla magneten och montera gamla låscylindrar och hänglås. De öppnas med gamla, befintliga nycklar.
Vid strömavbrott finns batteribackup, 24V, 33Ah, som klarar några dygn vid strömavbrott.
Administration
Merparten av medlemmarna måste ha fått ut kodbrickor innan nytt låssystem aktiveras. En
tydlig tidsgräns fastställs av arbetsgruppen för nytt låssystem.
Magnetlås på bilgrind aktiveras först. Övriga låscylindrar i gånggrindar byts ut senare.
Efter ”sista deadline” får eftersläntrare själva kontakta utsedda ”kodbricksutlämnare”.
Kort eller ”droppe”? Vi bör bestämma oss, för att slippa hålla lager av båda sorterna.
Uppdatera register vid utlämningen. Ta fram en blankett för det. (Det finns kanske redan?)
Ständig text i klubbtidningen: ”Har du bytt telefon eller e-post, kontakta kansliet”.
Korrektur på medlemsinformation sänds ut tillsammans med räkningar.
Färdigt register att läsa av. Koda bricka, kan det göras innan?
Ev extra nyckel levereras senare.
Flera personer behövs samtidigt för att det skall flyta igenom snabbt.
Instruktioner och info sätts upp vid grindarna när systemet är aktivt.
Skall avgiften, SEK 750, ses som betalning eller deposition?

Efter denna gedigna genomgång följde ett engagerat samtal.
– Informera brandkåren om nytt låssystem (ev. kanske de t o m skall ha en egen ”droppe”).
– Även på hemsidan ber vi medlemmar ändra medlemsdata som ej längre är aktuella.
– Hur gör vi med ungdomarna? Har de haft egen nyckel förut? Behöver de ha det nu?
– Fakturor och medlemstidning bör kunna sändas ut med e-post till dem som så önskar.

Styrelsen beslöt
att avgiften, 750 kr utgör betalning, ej deposition.
att avgiften, 750 kr även ska betalas av nya medlemmar som behöver nyckel.
att depositioner för gamla nycklar dras av på höstfakturan. (Eller nästkommande faktura)
att välja ”droppe”, inte kort.

§ 9. Rapporter från grupparbetena: Stadgar, arbetsplikt, ekonomi och visioner
Håkan Frisk rapporterade först om de synpunkter revisorerna lämnat på stadgarna,
arbetsbeskrivningar och andra dokument. Sektionsledarna har studerat resp arbetsbeskrivning
under resan. Håkan avser att samla in deras kommentarer och kommer med förslag till nästa
styrelsemöte.

För arbetsplikten har vi redan bestämt att 2010 är ett prövoår, där vi hoppas hitta balans
mellan arbetsuppgifter och tillgång på arbetsvilliga. Några nyckelpersoner kommer vi även i
fortsättningen att behöva göra betydligt mer än sex timmar, och de ska numera ersättas med
lön/arvode. Några punkter att hålla i minnet:
– På hemsidan, borde man kunna pricka av vilka arbetsinsatser man kan och vill göra.
– Listor kan anslås i klubbhuset. Ytterligare information med höstfakturan.
– Sektionsledarna måste kunna, på lämplig blankett, pricka av dem som jobbar.
– Jobba ”tvärfunktionellt”. Tusenkonstnärer kan få lov att hjälpa till i mer än en sektion.

Under rubriken ”framtid och visioner” presenterade gruppen några punkter:
– Frihetsgrader (ett nytt ord för många, men vi lär oss), dvs vi måste noggrant ange både
resurser och begränsningar i hamnen. Vikt, längd, bredd, djup.
– Sjöfartshinder (grund och bojstenar) bör märkas ut, på plats eller i ett enkelt sjökort.
– Kända hinder bör vi försöka loda, för att kunna ge klara besked.
– Det är självklart varje skeppares ansvar att hålla koll på aktuellt vattenstånd.
– Klubbens ålderspyramid ser ut som en kantarell. Vad kan vi göra åt det?
– Behövs en enkät speciellt riktad till kvinnor och ungdomar?
– Metodutveckling – sjöscouter, chat-rum, prova-på-segling, idrottsskola Scania engageras för
segling i Torpaviken och Hallsfjärden tillsammans med SBS ungdomsverksamhet
– Gaffeltruck för båthantering har testats i Oslo. Är det nåt för oss?
– Sponsring t.ex. via hemsidan, Gunnar hade goda idéer om det.
– Sponsring (gåvor från företag) för tävlings- och ungdomsverksamhet är ok ur
skattesynpunkt
– Samarbete med Pershagens båtklubb är lovande, t.ex. om Axvik.
– Differentierade avgifter för södertäljebor och ”utsocknes” medlemmar.
– Alla våra avgifter kan behöva ses över. De ska styra efterfrågan rätt, men ändå vara rättvisa.
– El och vatten är stora utgiftsposten. Kan vi spara mera?

§ 10. Rapporter från grupparbetena: Ungdomar och klubbholmar
Fredrik Wallin förde den gruppens talan, och berättande om spännande samtal kring…
– Nytt arrende för hamnområdet och vår önskan om ett mångårigt avtal.
– Axvik: Nytt arrende och olika alternativ beroende på utfallet.
– Axvik: Ny fogde. Bror önskar avgå. Samarbete med Pershagens BK kring fögderiet.
– Axvik: Om Bror vidhåller sin önskan, måste valberedningen 2011 underrättas.

– Fifång: Lägret kan ev utökas till två veckor vid samverkan med Öbk och Sbk.
– Fifång: Vi fortsätter att arbeta med utbyggnad av toaletter och annan bekvämlighet.
– Fifång: Nya vägskyltar är redan beslutade. På bryggorna planeras skyltar som anger djup.
– Fifång: Viss muddring skulle behövas.
– Fifång: Funktionärer får utbildning i brand och räddning. Är det flera som behöver det?

– Ungdom: Tisdags- och torsdagsseglingarna fungerar bra, är uppskattade och ska fortsätta.
– Ungdom: Jollarna borde transporteras med sopbåten både ut och hem.
– Ungdom: Rekrytera och utbilda ledare. Ta hjälp av coachen från Sörmlandskustens SF.
– Ungdom: Mer arbete med att marknadsföra ungdomsverksamheten.

 § 11. Rapporter från grupparbetena: Miljö, område och hamn
Pecca redogjorde för de samtal som förts i gruppen:
– Vi ska inte köpa in någon flytande maskin för båtbottentvätt.
– Vi har en bra kran. Den som vill kan få beställa lyft för att spola av sin båt.
– Vi behöver fastställa ett lämpligt pris för ett lyft och renspolning. Lista på kranförare finns
redan.
– Besparingar: Snålare belysningsarmaturer (dioder rent av?) och flera rörelsedetektorer.
– Besparingar: Separat vattenmätning (är redan på gång).
– Besparingar: Underhåll av egen utrustning i egen varm hall.
– Besparingar: Riv inte nuvarande maskinhall. Bygg bara en varmbonad intill.
– Besparingar: Hur ska den nya hallen värmas? Och när ska den vara varm?
– Besparingar: Det finns små båtar som skulle kunna hyra tomma hallfack.
– Undersök om vi kan anlägga en sjösättningsramp för små båtar.
– Protokoll på webben är svårlästa. En kort nyhetsbulletin med utdrag vore bättre.
– Vårt arrendeavtal med kommunen går ut om ett par år. Det bör förnyas.

Styrelsen beslöt
att be Gunnar Boman göra en nyhetsbulletin för webben.
att be Calle Wikholm handlägga frågan om arrendeavtal för hamnområdet.
att be Tommy Callin annonsera att det är kort kö till smala hallfack.

§ 12. Fortsättning följer
De föreslagna förbättringarna som ej beslutas nu kommer att utvärderas igen vid styrelsemötet
i mars.

§ 13. Mötet avslutas
Ordförande Calle tackade styrelsen för gott arbete och förklarade sammanträdet avslutat.
Ett särskilt tack riktades till Per för de goda arrangemangen under konferensdygnet. Härvid
utbröt en spontan applåd, som troligen avsåg båda herrarna.

Södertälje dag som ovan

Birger Möller, sekr.

Justeras:
Carl-Göran Wikholm, ordf.