Protokoll fört vid styrelsemöte nr 3, 2010-03-02 kl 19.00 i klubbhuset, Torpa

§ 1. Mötets öppnades
Ordföranden, Carl-Göran Wikholm, hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat.

§ 2. Dagordning
Ordföranden presenterade ett förslag till dagordning.
Styrelsen beslöt
att fastställa dagordningen.

§ 3. Föregående protokoll
Protokollet från 2010-01-12 granskades och godkändes.
Protokollet från 2010-01-30 granskades och godkändes.
Under granskningen noterades…
att det råder byggförbud på alla de områden som omnämndes som förbjudna eller olämpliga.

§ 4. Rapporter
a) Rapporter från kansliet
Calle föredrog ansökningar om medlemskap
- Cecilia och Rüdiger Thiel (genom Micke Lindahl) önskar medlemskap, båtplats för segelbåt
Sjösättningsförhinder:
Sven Ludwig kan inte sjösätta i år pga jobb på annan ort.
Styrelsen beslöt
att anta de nya medlemmarna och
att lämna deras ansökningar om båtplats till hamnfogden för sedvanlig behandling.
att bevilja Ludwig dispens från sjösättningsplikt. (Men inte från avgift, naturligtvis.)

b) Rapporter från sektionerna

– Säkerhet: Jörgen Folkesson rapporterade om ett par fall där elförbrukning varit inkopplad i
båtar utan tillsyn. Nattvakten skrev i mitten av december om fläktljud från en båt. Vid kontroll konstaterades 4,2 A, dvs ca 1000 W. Det är inte rimligt att klubben ska stå för den
kostnaden. Jörgen planerade att skriva ett brev till båtägaren.
Under överläggningen kläcktes idéer om timer, om myntautomat mm.
att stödja Jörgens planer på brev med krav på betalning för förbrukad ström.
att tacka Jörgen för rapporten

– Vaktsektionen: Lars Axelsson berättade delar av det nya lås- och larmsystemet redan kunnat
provköras med gott resultat.
Styrelsen beslöt
att tacka Lars för rapporten.

– Hamnen: Bo Herburt rapporterade att tre offerter redan kommit in. Det återstår en.
Utvärderingen sker snarast.. Lars Wiberg trodde nog att han kan styra sjösättningen så att
brygga B hålls fri till att börja med.
Styrelsen beslöt
att tacka Bosse för rapporten.

– Fifång: Börje Persson rapporterade
att det gamla elverket nu kommit tillbaka.
att ett släp för att transportera klubbåten på land är inköpt.
att listan med tillsyningsmän för sommaren 2010 är klar.
Styrelsen beslöt
att tacka Börje för rapporten.

– Område/miljö: Per-Arne Wickman rapporterade
att 21200 kr utlovats i bidrag till toa-tömningsanläggningen och att fakturorna ska hanteras i
samarbete med länsstyrelsen.
att nya energisnåla armaturer till 6 belysningsstolpar kostar 21 720 plus montering. Det
återstår dock att räkna ut hur lång tid det tar innan besparingen betalat investeringen.
att det bara blir en vattenmätare, men att vi får ett schablonavdrag för vattnet på bryggorna.
Birger Möller berättade att kommunens miljökontor ringt för att förvarna om ev. framtida
krav på toatömning i hamnar. De blev glatt överraskade över att vi redan var i gång. Vi
framförde dock att kapaciteten bara räcker för klubbens båtar, och att vi tycker att kommunen
bör anordna mottagning för ”allmogen” annorstädes. (Jo, det hade man ju tänkt på.)
Styrelsen beslöt
att be Pecca fullfölja beräkningen av investeringen i armaturer.
att tacka Pecca för rapporten.
 
– Hallarna: Tommy Callin berättade att det just nu är två som vill sälja sina hallfack. Snön
har legat tung på alla hallar. Nr 3 har dignat betänkligt, men nu är det taket skottat.
Under samtalet som följde kunde vi konstatera, tack vare Håkan, som läst på stadgarna
att taken på hallarna är hallägarnas ansvar.
att alla hallinnehavare är solidariskt ansvariga för alla hallar.
att om vi försummar skottningen gäller inte försäkringen.
att snöröjning av halltak inte ingår i arbetsplikten. (Se beslut om undantag år 2010 vid § 14)
Styrelsen beslöt
att be Tommy ordna med en blänkare om snö och tak på hemsidan.
att tacka Tommy för rapporten.

– Båthanteringen: Lars Wiberg berättade att listorna för sjösättning kommer upp den första
april. Meddelandet mottogs med förtjusning, som ett första vårtecken.
Styrelsen beslöt
att tacka Lars för rapporten.
 
– Seglingssektionen: Katarina Sundin noterade att det tyvärr blivit en kollision mellan Askö
runt och Kräftskivan. Båda infaller den 7 augusti. Hur vi än vred och vände på problemet fann
vi ingen lösning som var mindre dålig. Så nu hoppas vi att det finns gott om ivriga deltagare
till båda arrangemangen, och får be dem, vars håg står till båda, om ursäkt.
Styrelsen beslöt
att tacka Katarina för rapporten.

– Ungdomssektionen:Fredrik Wallin rapporterade
att man har funderat en del om ungdomarnas försäkringsskydd och vad som kan behövas
utöver den kollektiva olycksfallsförsäkring vi har genom riksidrottsförbundet.
att man är intresserade av att få veta mer om det tillägg PG nämnde på konferensresan.
att man diskuterat medlemsavgiften. Högre avgift = högre status har man sagt.
att man har ledare som hjälper till utan att vara medlemmar. De behöver nyckel.
att man håller kontakt med Sörmlandsidrotten, som bl a hjälper till med bidragsansökningar.
att sektionen tillsatt 5 olika arbetsgrupper för att fördela ansvaret.
att han deltagit i ordförandekonferens med de andra båtklubbarna i Södertälje. De har inte så
stark ungdomsverksamhet just nu. Kan vi erbjuda deras barn att delta i aktiviteter hos oss?
Under överläggningen framkom att medlemsavgifterna beslutas på årsmötet, så dem kan vi
inte trixa med. Men en Kursavgift för vissa avancerade övningar kan man ta utan hinder.
Ungdomssektionen bör kunna disponera ett antal ”lånenycklar” för ledare som inte är
medlemmar. Kostnaden är låg, och nyckeln kan lätt spärras om den till äventyrs inte kommer
tillbaka.
Styrelsen beslöt
att godkänna att sektionen tillämpar serviceavgifter.
att medge att alla sektioner får disponera några lånenycklar efter behov.
att tacka Fredrik för rapporten och önska honom välkommen och lycka till.

– Axvik: Bror Sjöqvist rapporterade att Pershagens båtklubb är intresserade av att dela Axvik
med oss. De kan betala
av arrendet och ställa upp med en kontaktperson och arbetskraft för
underhåll. Beslut fattas på deras årsmöte nu i mars. Det vore bra om vi sen kan få markägaren
att ge oss var sin faktura, så att vi inte blir betraktade som uthyrare.
Bror rapporterade också att ryktet säger att andra klubbar fått nya arrendeavtal med en
höjning på omkring 40 %. För vår del avvaktar vi rapport från PG nästa sammanträde. För år
2010 bör vi betala in samma belopp som för 2008 som ett à conto tills ett nytt avtal blir klart.
Styrelsen beslöt
att uttala att vi gärna går in i ett samarbete med Pershagens BK.
att tacka Bror för rapporten.

– Ekonomi: Håkan Frisk berättade att många betalat vårfakturan, men långt ifrån alla gjort det
i tid och åtskilliga saknas fortfarande. Så är det tyvärr varje år. Vi har stora utgifter i mars och
april, så pengarna behövs. Det borde vara en hederssak att alla, i en ideell förening av
båtvänner, betalar i tid, så att vi slipper skicka påminnelser.
Styrelsen beslöt
att tacka Håkan för rapporten.

– Underhållsgruppen: Johnny Rickman hade fått en egen punkt på dagordningen. Se § 6.

§ 5. Rapport från hallutredningen (se även bilaga)
Johnny Rickman gav en utförlig redogörelse för hallutredningens förslag. Det finns i skriftlig
form som bilaga till protokollet.
Under överläggningen framkom önskemål om en kalkyl. Hall och carport kostar en miljon,
men ger också besparingar genom minskade underhållskostnader för våra maskiner. Hur lång
avskrivningstid är lämplig? Hur stor blir kostnaden per medlem och år under den tiden?
Det nämndes också att vi kan göra en prioritering där varm hall med carport kommer först.
Nybyggnad av hall nr 1 ger möjlighet att ta in större båtar, men ger inte fler platser.
Till bilden hör också djupet över vattenledningen. Om PG:s efterforskningar inte ger vad vi
hoppas, då betyder det mycket att den föreslagna nya mastbryggan ligger där djupet är
tillräckligt. Johnny är beredd att ordna ritningar och projektering för ny mastbrygga.
Styrelsen beslöt
att tacka arbetsgruppen för väl genomförd utredning och Johnny för en bra rapport.
att be Ellert och Johnny att presentera förslagen inkl. kostnader för medlemmar och
hallinnehavare på klubbmötet den 14 april.

§ 6. Underhållsplanering
Johnny Rickman berättade att underhållsgruppen smider planer på en mer strukturerad
underhållsplan – en som inte bara ska sitta i en pärm och samla damm, utan uppdateras
regelbundet och vara åtkomlig för oss.
- För varje maskin ska finnas noteringar om checkpunkter och tidsintervall.
- För varje maskin ska finnas en ansvarig person (det har vi delvis redan) som har koll.
Här följde ett livligt samtal. Bra idé, sa flera och tyckte nog alla. Stig Träff är en föregångsman.
Han har koll på kranarna. Pecca har också testat att dela ut tydliga ansvarsområden till
sina medhjälpare. Bra, tyckte Johnny, men vi behöver mer struktur. Aktivt underhåll med
framförhållning kommer också att spara pengar.
Styrelsen beslöt
att uttala sitt odelade gillande.
att i det fortsatta arbetet prioritera vagnar, båthanteringens utrustning.

§ 7. Arbetskonferensen – slutsatser och fortsättning
Per Gripenhall åtog sig att ställa samman frågor och idéer från konferensresan och fördela
dem på sektionerna..
Styrelsen beslöt
att tacka och ge Per uppdraget.

§ 8. Arbetsbeskrivningar och rutiner för arbetsplikt
Håkan Frisk tackade för inkomna arbetsbeskrivningar, varvid ytterligare ett par sektionsledare
kom till besinning och lämnade ifrån sig sina skrivarmödor.
Han presenterade också förslag till blanketter för redovisning av arbetsplikten. Där arvoden
ska betalas ut måste sektionsledaren se till att vi får in personnummer, bankkonto och adress.
Blanketten ska lämnas till kansliet i höst, innan det är dags för höstfakturan. Utbetalning av
arvoden sker bara en gång om året, också på hösten.
Det borde vara möjligt att använda hemsidan för att få veta vad folk kan, vilka arbetsuppgifter
vi har och när man vill hjälpa till. Södertälje Båtklubb har en bra ordning, som vi säkert får
”stjäla” idéer ur. Håkan planerade att rådgöra med Rolf.
Under överläggningen framkom två goda idéer:
- Sektionsledaren samlar alla uppgifterna i ett Excel-dokument, så blir det lättare för kansliet.
- Den som inte har dator fyller i pappersblanketter
Styrelsen beslöt
att tacka Håkan för idogt arbete och för rapporten.
att fastställa rutinen med arbetsplikt på höstfakturan och utbetalning av skattepliktiga
arvoden i november-december.

§ 9. Kallelse och ärenden till klubbmöte den 14 april
Pecca lovade att ordna en notis under ”Föreningsnytt” i LT.
Ärenden, utöver formalia:
a) Föregående möte, dvs årsmötet
b) Axviks vara eller inte. Samverkan med Pershagens BK (Bror/Calle)
c) Hallutredningen (Ellert)
d) Omankring (Bosse)
e) Arbetsplikt (Håkan)
f) Lås och nycklar (Lars)
g) Stadgar (andra läsningen) (Håkan)

 § 10. Kallelse och ärenden till möte med nya medlemmar den 7 april
Nya medlemmar kallas genom ett brev från kansliet.
Sektionsledarna redogör för sin verksamhet, medlemmarnas medverkan och plikter.

§ 11. Tilläggsförsäkring
PG Traung var förhindrad att delta i mötet och frågan brådskar inte, så styrelsen beslöt
att bordlägga frågan till nästa sammanträde.

§ 12. Ordförandekonferens i Sörmlandskustens Båtförbund
SKBF har inbjudit till ordförandekonferens och från oss deltar Calle Wikholm. Man kommer
att dryfta miljö- och försäkringsfrågor, och man förbereder ärenden till båtriksdagen. Vi
önskar att man om möjligt motarbetar statens tankar om toa-tankar i gamla båtar. Vi är måna
om de folkrörelsetankar (oavsiktlig vits) som är grunden för svensk demokrati och samhälle,
och ser därför gärna att båtriksdagen bildar opinion för att behålla skattefrihet för ideella
föreningar.

§ 13. Ordförandekonferens i Södertälje
Calle och Johnny rapporterade att de träffat kollegerna från Södertäljes övriga båtklubbar. Nu
hade de spännande underrättelser:
– Östertälje gjuter egna flytbryggor i betong, 10 x 2,4 m. Skulle vi ha nytta av att lära oss hur
man gör? Kan vi få köpa deras formar om behov skulle uppkomma? Kostnad per brygga
omkring 25-30 000 kr.
– Folkrörelsearkivet tar gärna emot de lådor vi har uppe på klubbhusets vind. Dom
katalogiserar i någon mån, och förvarar materialet så att det håller i 100-tals år, samtidigt som
det hålls tillgängligt för forskning.
– Östertälje har sökt medel från Allmänna Arvsfonden. Det kan gå att få pengar till
investeringar för ungdomsarbete. Pecca åtog sig att kolla villkoren.

§ 14. Övriga frågor
Vintern 2009/10 har varit den snörikaste på 40 år. Därför återkom frågan om snöskottning.
Det är klart att hallfacksinnehavarna har ansvar och att det inte ingår i arbetsplikten, men just i
år kunde vi överväga ett undantag. Vi konstaterade att också folk, som har sina båtar ute på
plan, har hjälpt till. Vi vill inte att folk vistas på taken utan kunskap om var man kan gå.
Plåten håller, men ljusinsläppen kan vara sköra i kyla och man kan ramla ner. Tommy har
kunskaper om detta.
Styrelsen beslöt
att tillfälligt, bara denna vinter, medge att snöskottning får räknas av mot arbetsplikten.
att man skall kontakta Tommy Callin innan man går upp på taket.
att säkerhetsutrustning (lina) ska användas.
att snöskottning sker på medlemmens egen risk.

§ 15. Mötet avslutas
Ordförande Calle tackade styrelsen för gott arbete och förklarade sammanträdet avslutat.
Södertälje dag som ovan Justeras:

Birger Möller, sekr.

Justeras:
Carl-Göran Wikholm, ordf.

Bilaga
1. Riva hall 1 (se punkt 1) och bygga en hall för större båtar med större manöverutrymme mot hall 2.
Det innebär att även hall 2´s östra del kan utnyttjas till större båtar.
Hall 1 är den äldsta hallen som har låg takhöjd med skador på pelare med ett stort renoveringsbehov. Den allmänna bedömningen är att riva hallen då återstående livslängden är klart begränsad.
Finansieringen kan genomföras med ett kapitaltillskott från nuvarande ca 230 hallfackshavare med totalt 5 000 SEK under en 5-10 års-period, vilket blir 1 000 – 500 SEK/år. Kapitaltillskottet blir totalt ca 1 100 000 SEK, vilket täcker investeringen.
Hallfackhavaren får tillbaks den nya högre insatsen från den nya fackhavaren vid överlåtelse. SBS står för
finansieringen vilken ska belasta hallfackshavarna.

2. Att bygga en uppvärmd hall (se punkt 2) genom att riva befintlig hall inklusive mastskjul, vilket är trångt och omodernt, och där bygga en hall med måtten ca 8x20 meter innehållande sociala utrymmen.
Det är önskvärt att hallen har ett loft för förvaring av segel och annan utrustning som segel- & ungdomssektionen har samt från medlemmar.
Hallen kompletteras med en ”Carport” (se punkt 3) avsett som skydd för Sublift, traktorer etc. med måtten ca 8x20 meter. SBS kan även köpa smala hallfack i hallarna 3, 4 och 5 (se punkt 3.1) som skydd för båthanteringsutrustning.
Investeringen uppskattas till ca 1 000 000 SEK, vilken finansieras som investering med sedvanliga avskrivningar.
Eventuellt kan vissa intäkter komma in i samband med uthyrning.

3. För att tillföra ytterligare hallfack finns ett utrymme vid hall 7 (se punkt 4) där en hall kan byggas med plats för 8 båtar. Samma finansiering som vid hall 1. Investeringsbehov ca 700 000 SEK.

4. Eventuellt finns möjligheten att arrendera ytterligare mark bortom hall 14 för att bygga ytterligare hallar för 30-40 båtar (se punkt 5).
Detta innebär att en ny detaljplan måste fastställas, vilket kan ta lång tid och får ses i ett längre perspektiv.

5. En ny brygga med mastkran byggs vid hall 12-13 (se punkt 6) för att korta ner masttransporterna och minimera köerna. Montera mastställage på hallarna 10-14 som ersättning till mastskjul och framtida behov då antalet segelbåtar ökar.
Investeringen uppskattas till 500 000 SEK, vilken finansieras som investering med sedvanliga avskrivningar.