Protokoll fört vid styrelsemöte nr 2, 2011-02-05 kl 18.30 på Ålands hav

Lördag den 5 februari 18.00 Gemensam inledning
Per Gripenhall hälsade välkommen och föreslog en kort presentationsrunda. Alla berättade
villigt lite om sig själva och sin historia och uppgift i klubben.
Sedan ledde han en genomgång av programmet för dagarna. Särskilt grupparbetena
förklarades ingående, tills alla förstått.

18.30 Styrelsemöte
§ 1. Mötets öppnades
Calle hälsade välkommen och förklarade styrelsemötet öppnat. Han rapporterade att
årsberättelsen är på gång och nämnde några av årets höjdpunkter. Det blev en ovanligt lång
lista med konkreta åtgärder från de flesta sektionerna.

§ 2. Dagordning
Dagordningen godkändes enligt ordförandens förslag.

§ 3. Föregående protokoll
Protokollet från januarimötet godkändes och lades till handlingarna.

§ 4. Rapporter

a)  kansliet
Calle fördrog ansökningar från nya medlemmar:
- Joseph Ah-King, motorbåt, medlemskap och bryggplats. Försäkring finns.
- Fari och Nina Ivanovitch, segelbåt, medlemskap vinter- och bryggplats. Försäkring finns.
Calle föredrog också en inkommen ansökan från Jörgen Andersson om uppskov på grund av
utlandstjänst.
Styrelsen beslöt
att anta de sökande som medlemmar i sällskapet.
att medge Jörgen uppskov från sommaravgift och vaktplikt vid utlandstjänst.

Styrelsen beslöt
att köpa in ett glasskåp för klubbhuset, och att be Börje verkställa inköp och montering.
att tacka ja till värdeskåpen från Sydpoolen.
att tacka Börje för rapporterna.

– Axvik: Bror berättade att han talat med valberedningen om att söka efter avbytare som
öfogde på Axvik. Beträffande arrendet meddelades att inget avgörande ännu har hänt.
Styrelsen beslöt
att tacka för rapporten.

– Båthanteringen: Lars meddelade att den nya traktorn ännu inte är levererad. Men det sker
snart. Den skall levereras servad och fulltankad. Samtal fördes om serviceavtal.
En äldre röd traktor är snart såld.
Styrelsen beslöt
att be Lars kolla om serviceavtal behövs.
 
– Segling: Katarina berättade om spännande planer. Sörmlandsregattan kommer att
återuppstå. Kringlan cup anordnas av seglingssektionen. Planeringen fortsätter på nästa möte
med sektionen.
Styrelsen beslöt
att tacka Katarina för rapporten.

– Bevakning: Lars Axelsson rapporterade om samtal med en extravakt som kommit efter med
betalning av sina avgifter till klubben och nu vill ha en avbetalningsplan och göra rätt för sig.
Eftersom han är avstängd kan han inte göra extravakt.
Lars tyckte också att reglerna, som finns på nätet, behöver skrivas om, så att vaktinstruktionerna
blir tydligare. Samråd med kansliet har redan skett.
Två medlemmar har avlidit, men ändå kallats till vintervakt. En har dödsboet betalat för. Men
det känns naturligtvis lite pinsamt, och Lars undrade om våra medlemslistor kan fås att visa
om någon är avliden, så att vi inte skickar kallelse.
Styrelsen beslöt
att anförtro åt Lars att göra en överenskommelse om lämplig avbetalningsplan.
att be Lars samråd med PG och Calle om förtydliganden i vaktinstruktionerna.
att be Lars rådgöra med kansliet om medlemslistorna.

– Hamnen: Bo Herburt rapporterade att det är lugnt i hamnen.
Styrelsen beslöt
att tacka för rapporten.

– Klubbmästeriet: Styrelsekonferens pågår och det verkar lovande.

– Område/miljö: Pecca Wikman berättade att man börjat planera för det nya taket till plåtskjulet.
Han räknade också med att skaffa nya element till klubbhusets toaletter enligt tidigare
styrelsebeslut.
Styrelsen beslöt
 att tacka för rapporten.

– Ungdomssektionen: Fredrik berättade om kontakterna med kommunens fritidsförvaltning. Man vill
gärna ha en samverkan mellan fritidsgårdarna och vår ungdomsverksamhet. Vi gör ett prov
denna sommar, och får sedan utvärdera. Kommunen kan betala för ledarna. Ny träff ska hållas
i februari.
Fredrik har gjort ett gott arbete med att rekrytera nya ledare, och de kommer att erbjudas
utbildning till våren. Han har också talat med valberedningen om att få folk till hjälp med en
del praktiska uppgifter.
En rustningshelg planeras i april. Den som hjälper till där har möjlighet att få räkna av det mot
sin arbetsplikt.
Ungdomssektionen kommer att avyttra en del materiel, för att kunna skaffa nya följebåtar.
Det kommer upp igen under § 5, investeringsplaner.
Styrelsen beslöt
att tacka för rapporten.

– Hallarna: Tommy Callin sa att det blivit en skada på en presenning i den nya hallen. Vi vet
inte hur den uppkommit, kanske vid snöröjning. Tommy erbjöd sig att reparera.
Styrelsen beslöt
 att tacka för rapporten.

c) kassören
Håkan Frisk påminde om att arbetsbeskrivningar ska skrivas under och lämnas till Calle. Det
kan göras nu under styrelsekonferensen.
Vi har ännu inte hittat några nya kanslister. Eventuellt kan vi få några studenter som vill ha
praktik. Det kan vara en god merit.

Arbetet med årsbokslutet är igång. Vissa redaktionella justeringar av stadgarna kan behövas.
Det vore bra om vi kunde hålla årsmötet tidigare, kanske redan i mitten av februari.
Revisorerna läser också våra protokoll. Det är vi glada för.
Inventarielistor ska vara klara till 15 febr. Kolla att befintliga listor stämmer.
Årsberättelse är på gång. Calle har inte fått alla bidrag. De som fått en påminnelse bör skicka
bidragen snarast men senast 11 februari. Den totala sammanställningen skall lämnas till
revisorerna den 15 februari.
Anläggningsregister finns i vårt datasystem. Vi bör hjälpas åt att kolla det då och då.
Årets resultat ser ut att bli minus 103 000. Det beror bl.a. på höga avskrivningar och beslutade
bokslutsdispositioner. Likviditeten är trots allt ganska god.

I arbetspliktsavgifter har vi fått in 113 000 och betalat ut 104 000. Samtalet
fortsätter i morgon. Vi behöver också en blankett för medlemmar som vill överlämna
arbetsplikten till annan medlem utan att blanda in klubbens administration.
Styrelsen beslöt
att tacka för rapporterna.

§ 5.Investeringar
Behovet av en mer ändamålsenlig klubbåt har nämnts på tidigare styrelsemöten. Förslaget
tillstyrktes av Börje. Den nuvarande båten är för liten för det stora havet vid Fifång.
Efter samtalet på januarimötet har Börje gjort vissa efterforskningar: Ett fynd i Norrland
skulle kosta 250 000 men behöver ny motor. Bättre vore, menade han, att hitta en äldre båt i
rätt storlek, och att använda den gamla motorn tills vidare. Både ungdomssektionen,
seglingssektionen och Fifång behöver en klubbåt som fungerar väl. Den behövs också för att
vi ska uppfylla våra åtaganden mot länsstyrelsen i arrendekontraktet.
Börje uppmanas att återkomma med förslag, gärna redan till nästa styrelsemöte.
Ungdomssektionen kommer att sälja av material som inte behövs. I stället vill man köpa in
två nya följebåtar. Prisklass enligt redan upprättad investeringsplanen.
Toaletten vid ungdomarnas förråd används inte så mycket. Den skulle kunna tas bort, trots att
det inte är så länge sedan ungdomarna önskade det motsatta.
Deltagaravgiften för ungdomsarbetet borde höjas till 200. Det är ändå billigt.
Beslöts
att be Börje fortsätta leta efter en lämplig klubbåt.
att medge att toalettvagnen flyttas undan eller reglas.
att godkänna att ungdomssektionen tar 200 kronor i deltagaravgift.

§ 6. Informationer om arrende och båtbottentvätt
Calle har träffat kommunen tillsammans med företrädare för övriga båtklubbar. Annika Linde
från kommunens fastighetskontor säger att våra arrenden är för låga. Man vill höja arrendet
avsevärt. Vi har framfört goda argument för att vår mark inte kan användas för annat.
Kommunen informerade framtida planer för mark för båtverksamhet. Eventuellt kommer en
privat marina att etableras vid Bränninge strand. Det kan vara positivt, för reparationer behövs
ju också i framtiden. Vasavarvet avvecklas på sikt.
Man har nämnt idéer om att få förtöja Husbåtar i Torpaviken. Det kan vara bra för oss.
Kommunen bedömer att trenden går mot stora segelbåtar och snabba motorbåtar. Vi har dock
många pensionärer med enklare båtar, för vilka båtlivet är viktigt.
Annika Johansson i gästhamnen planerar att skaffa en båtbottentvätt med borstar. Hon inbjöds
till vårt årsmöte för att informera om det när hon har beslutat sig. Miljöfrågor blir allt
viktigare och kommunens folk är lyhörda. Och vi har gemensamma intressen.

§ 7. Utfall av arbetsplikten
Håkan berättade att det nya systemet med debitering av arbetsplikten utfallit väl. Avgifter och
kostnader balanserar och administrationen av skatter för arvoderade specialtjänster har inte
varit allt för betungande för kansliet.

§ 8. Övriga frågor
För dagen fanns inga övriga frågor anmälda.

§ 9. Avslutning
Ordföranden förklarade sammanträdet avslutat.

Söndag den 6 februari 09.00 – 14.00 Grupparbeten
Under förmiddagen arbetade vi i fyra gruppen som cirkulerade kring fyra ämnen. Vid en
avslutande sammanfattning i plenum presenterade grupperna kortfattat var sitt ämne.

1. Klubbens målsättning med ungdomsarbetet.
Som övergripande syfte med ungdomsverksamheten nämndes:
– att lära ungdomar att segla.
– att vi behöver sörja för tillväxt av medlemmar
– att vi vill behålla den status det är att vara en ideell, allmännyttig förening (bl a momsfrihet)
– att samarbetet med kommunens fritidsgårdar är viktigt för kommunen och därför också ett
argument för att man ska ge oss ett arrendeavtal som vi klarar av.
Ungdomsarbetet har ökat, och det är glädjande. Under 2010 deltog 70 ungdomar i
verksamheten. Och ökningen har skett utan annonsering eller annan marknadsföring.
Ungdomarna trivs, och tar med sina kompisar.
Vi har goda förutsättningar att bjuda ungdomarna till: bra hamn, bra båtar, bra lägerplats,
duktiga ledare.
Ett förslag: en anslagstavla i klubbhuset där man kan sätta upp bilder från läger och
onsdagsseglingar.

2. Regler för kvarliggare mm
Först skissade vi en rad förslag om skärpta regler, progressiva straffavgifter, röda lappar,
snabbare indrivning av straffavgifter. Sen undrade vi om inte regelsystemet blivit alltför
vildvuxet genom åren.
Skulle det gå att förenkla så att vi slipper en del av de tråkiga ärenden som uppkommer när vi
måste tillrättavisa medlemmar som faktiskt försöker göra rätt för sig?
Det bör utredas av en grupp med bl a kassör och hamnkapten.

3. Formel för att beräkna avgifter för land och vatten
Nuvarande formel för bryggavgifter tar också hänsyn till hur långa bommar man behöver.
Samtalet har handlat om ett förslag att även räkna in djupgående. Motivet var att få in pengar
till en muddringsfond.
Efter samtalet enades vi om att inte ändra i formeln nu. Muddring får vi inte göra. Men vi kan
gräva från kajen för att öka djupet lite där. Det går att komma in till mastkranen, om man
känner farleden. Noggranna navigeringsanvisningar bör upprättas.

4. Ålderspyramiden – tankar inför framtiden
Flera grupper började samtalet med att berätta för varandra: ”Hur började ditt båtintresse?
Nu är det vikigt att sörja för återväxten. Hur kan vi väcka båtintresse hos nästa generation?
Två svar är uppenbara: Genom vår lokala ungdomsverksamhet här hemma och genom
opinionsbildning på riksplanet via Båtunionen.
En iakttagelse är att våra ungdomar är aktiva i åldern upp till 20 år. Men nya medlemmar är i
regel 40 eller äldre. Hur kan vi komma åt glappet där emellan? (se bilaga)
– Vi tror att arbetsplikten (läs arbetsgemenskapen) skapar gemenskap och samhörighet.
– Ordna en ”barnens dag” på Fifång.
– Ge möjlighet att ”prova på sektionsarbete”.
– Slå på trumman för gemenskap och samarbete.
– Har du en rolig filmsnutt från Fifång eller Axvik på din hemsida, lägg en länk till den från
klubbens hemsida.
– Gå med i SBS Facebook-grupp. (Jo, det finns redan en sådan!)

Annat eftersnack
Sen följde ett samtal om rutinerna kring redovisningsår, avslutning och redovisning i årsmötet
och val av ny styrelse och funktionärer. Efter överläggningen enades vi om att arbeta för
att hålla årsmötet i mitten av februari (fr o m 2012 förstås).
att hålla styrelsekonferenserna efter årsmötet, t ex i början av mars.
att söka efter en metod att ändå få ut vårfakturorna så tidigt som möjligt.

Frågan om arbetsplikten kom upp igen.
Kan vi höja avgiften, fast vi gjort det nyligen?
Kan vi höja åldersgränsen till 67 eller rent av 70 år?
Nu svek oss modet, och inget beslut fattades, förutom
att informera om frågan på årsmötet (för att hålla den varm)
att be Håkan härvid föra vår talan.

Härefter tackade vi Per med en varm applåd för de fina arrangemangen.
Calle avslutade med att tacka alla för goda insatser under ett intensivt arbetsdygn.

Södertälje dag som ovan

Birger Möller
sekreterare

Calle Wikholm
ordförande

Bilaga
På styrelsekonferensen samtalade vi om medlemsstatistik och undrade om åldersfördelningen.
När vi kom hem fick vi hjälp av kansliet att ta fram följande uppgifter ur vårt datasystem: