Protokoll fört vid styrelsemöte nr 3, 2011-03-01 kl 18.30 i klubbhuset i Torpa

§ 1. Mötets öppnades
Ordföranden, Calle Wikholm, hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat.
Ett särskilt välkommen till Jörgen Folkesson, som var återställd efter halkolyckan.

§ 2. Dagordning
Calle Wikholm presenterade sitt förslag till dagordning.
Styrelsen beslöt
att fastställa dagordningen.

§ 3. Föregående protokoll
Protokollet från 2011-02-05 granskades och godkändes.

§ 4. Rapporter

a)  kansliet
– Calle föredrog ansökningar om medlemskap:
1. Seppo Liimatainen, Södertälje, medlemskap, försäkring ok, motorbåt 8,60 x 2,70.
2. Ola Hedström, Uttran, segelbåt 12 x 4 m, önskar bo i båten vilket klubbens regler inte
medger. Båten bedöms också vara för stor att hantera på land.
Styrelsen beslöt
att anta Seppo Liimatainen som ny medlem.
att avslå ansökan från Ola Hedström.

att vi troligen inte behöver den gamla båten, men att definitivt säljbeslut kan tas i maj.
att länsstyrelsen investerat 1,3 miljoner på Fifång, så bidrag till ny båt kunde vi inte få.
Styrelsen beslöt
att godkänna inköpet av ny klubbåt.
att ta upp frågan om försäljning av den gamla båten på styrelsemötet i maj.
att tacka för rapporten.

– Axvik: Allt lugnt.

– Båthanteringen: Lars Wiberg berättade att den nya traktorn levereras inom kort.
Styrelsen beslöt
att tacka för rapporten.
 
– Segling: Katarina Sundin hade meddelat tiderna för årets seglingar:
11 juni Sörmlandsregattan, 6 aug Askö Runt, 20 augusti Kringlan cup, 24 september KM Ärtköret.

– Vaktsektionen: Lars Axelsson rapporterade att listor för sommarvakt är anslagna i
klubbhuset. Han berättade också att SBK drabbats av inbrott. Vi måste också vara
uppmärksamma. Lars har skrivit om det på vår hemsida. Vi ber våra vakter se till låsen på
grindarna och låta kolla belysning enligt Lars instruktioner.
Styrelsen beslöt
att uppdra åt Lars att instruera vakterna om lås och lyse.
att tacka för rapporten.

– Hamnen: Bo Herburt rapporterade att det är lugnt i hamnen just nu.
Styrelsen beslöt
att tacka för rapporten.

– Klubbmästeriet: Per Gripenhall visade en bild på den försvunna tavlan och lovade att ordna
en efterlysning på hemsidan. Till fakturan för styrelsekonferensen bör vi bifoga en
deltagarlista, vilket Per lovade att ordna.
Styrelsen beslöt
att tacka Per för rapporten.

– Område/miljö: Per-Arne Wickman rapporterade att inköp och montering av nya element i
klubbhusets toaletter skulle kosta drygt 10 000 kr. Det måste vara 3-fas-element, och därför
blir det dyrt.
Utredningen om LED-belysning ute på planen fortsätter. Det kommer hela tiden nya och
bättre lampor. Ev kan vi behöva komplettera med arbetsbelysning vid stora kranen.
Pecca har gjort en arbetsrapportblankett i Word, som vi gärna får använda.
Styrelsen beslöt
att slopa idén om nya element.
att be Pecca fortsätta utredningen om LED-belysning.
att tacka Pecca för rapporten.

– Ungdomssektionen: Fredrik Wallin var bortrest, men hälsade genom Calle att 7 nya ledare
varit på kurs. Han har haft överläggningar med fritidsgårdarna och man planerar
onsdagsseglingar med ungdomar därifrån. Våra ledare kommer att hjälpa till vid deras
sommarläger på Bastmora. Kommunen kommer att hjälpa oss ekonomiskt bl a med att
transportera båtarna ut till Fifång efter Bastmora och betala för ledarna.
Styrelsen beslöt
att tacka Fredrik för rapporten.

– Hallarna: Tommy Callin rapporterade att det just nu bara är en som vill sälja. Han har några
intresseanmälningar, men i övrigt är det lugnt på hallfronten.
Styrelsen beslöt
 att tacka för rapporten.

– Säkerhet: Jörgen Folkesson berättade att han varit sjukskriven efter en halkolycka i vinter.
Han tänker återuppta inspektionerna efter sjösättningen i vår. Jörgen menade att ordningen i
hallarna över lag blivit bättre. Men pallvirke som ligger utomhus är inte alltid märkt med
ägarens namn eller medlemsnummer. Andra klubbar eldar upp omärkt skräp vid vår- eller
höststädning. Det borde vi också göra. Och Jörgen var villig att informera om den processen
på hemsidan och på anslagstavlan.
Styrelsen beslöt
att stödja Jörgens idé om ”operation märkning”.
att tacka för rapporten.

c) Rapporter från kassören
– Håkan Frisk berättade att medlemsavgifterna nu börjar komma in. Vår likviditet är god och
därför kommer vi att amortera vårt investeringslån som löper med en ränta över 5%.
Frågan om ny personal till kansliet är ännu inte löst. Ny annons kommer upp på hemsidan.
Det pågår samtal med någon intresserad och med ett bemanningsföretag, som ev kan hjälpa
oss vid arbetstoppar. Det finns hopp om att arbetet ska bli gjort, men det är svårt att få någon
som vill binda sig för fasta öppettider.
Om vi inte kan hålla fasta öppettider måste kontakten med medlemmarna ske med post, mail
och telefonsvarare. Nyckelutlämning och försäljning av vimplar får ske på kallelse, vid
arrangemang eller per post. Eventuella betalningar, in eller ut, får ske via bank.
Vi är den enda båtklubben som har kansli med fasta öppettider. Det har varit en bra service,
men vi kan ju inte trolla. Nu måste vi göra vårt bästa för att få den näst bästa lösningen bra.
Våra nuvarande kanslister har gjort en bra arbetsbeskrivning. Den kommer att bli till god
hjälp för oss, när ny personal ska introduceras.
Styrelsen beslöt
att slopa de fasta öppettiderna.
att be Håkan informera om situationen på årsmötet, på anslag och på hemsidan.
att tacka Håkan för rapporten.

§ 5. Resultat revision
Håkan rapporterade att revisorerna låtit förstå att de kommer att tillstyrka ansvarsfrihet i
årsmötet. Dessutom har de har lämnat goda råd och anvisningar, som vi gärna tar del av:
– En attestlista bör upprättas, och det skedde genast. Håkan lät den cirkulera vid bordet.
– Vissa fakturor bör specificeras (ännu) bättre. Attester ska förses med namnförtydligande.
– Vi har en bokslutsplan, men kan följa den ännu bättre.
– Sektionsledarna uppmanas att kolla anläggningsregistret. (Håkan gav oss en snabbkurs i
skillnaden mellan anläggningsregister och inventarieförteckning.)
– Anslagstavlorna bör städas oftare.
– Det skulle vara trevligt att ha bilder på klubbens funktionärer på hemsidan och på anslag i
klubbhuset. Per lovade att ordna det.
Styrelsen beslöt
att vi ska göra vårt bästa för att tillmötesgå revisorernas önskemål.
att tacka Håkan för rapporten.

§ 6. Investeringar per sektion
Bo Herburt berättade att en mastkran på ponton finns till salu i Stäket. Under överläggning
framkom att vi tidigare skrinlagt planerna på ny mastkran. Seglarna menar att den nuvarande
fungerar, bara vi märker ut farleden. (Se anteckningar från den 6 februari, punkt 3) Enligt
Calle har Johnny låtit hälsa att han är med på att vi nöjer oss med den gamla mastkranen. Men
han förordar att vi låter gräva lite strax utanför kajen vid stora kranen som återigen utreder
möjligheten med mast på under vintertid.
Pecca Wickman rapporterade att han förbereder flera mastuppläggningsplatser.
Styrelsen beslöt
att inte köpa mastkranen i Stäket.

§ 7. Årsmötesförhandlingarna
a) Calle visade ett förslag till årsberättelse som vann allas gillande.
b) Calle ombesörjer avtackning av Håkan, Bror, Siv och Ann-Britt.
c) Ärenden utöver de stadgeenliga:

i. Analys SBS medlemmar, åldersstruktur och båtar över tiden
   1. Höjd ålder för arbetsplikt kan bli aktuellt.
ii. Förändrad kansliservice
iii. Stadgeändringar
iv. Kansliet, tider och bemanning
v. Förläggning årsmöte 2012
vi. Arrendeförhandlingar för Torpa och Axvik
vii. Något om ”ruttna båtar”

Pecca har annonserat årsmötet. När annonsen upprepas bör vi lägga till punkten om kansliet
och öppettiderna.
”Ruttna båtar” ska bort. Håll-Sverige-rent har en kampanj om det, och det kan vi också
informera om på årsmötet. Calle lovade att göra i ordning dagordning till årsmötet.
Styrelsen beslöt
att ställa sig bakom förslaget till årsberättelse.
att tacka Calle för förberedelserna.

§ 8. Övriga frågor
– På styrelsekonferensen beslöt vi att tillsätta en utredning om ev förenklade regler. Den
gruppen väljs på nästa styrelsemöte.
– Kanslisterna brukar adjungeras till styrelsen. Det ska vi komma ihåg när vi får ny personal.
– I Pershagen kommer att anläggas en ny brygga vid sjösättningsrampen.
– Det blir eventuellt hastighetsbegränsning till 30 km/tim (16 knop) utanför vårt staket. Det är
bra.
– Underhållsgruppen arbetar med reparationer av taket och nya portar på garaget.
– Sörmlandskustens seglarförbund kommer troligen att gå samman med Sörmlandskustens
båtförbund.

§ 9. Mötet avslutas
Ordföranden tackade för uppmärksamheten och förklarade sammanträdet avslutat.

Södertälje dag som ovan Justeras:
Birger Möller
sekreterare

Calle Wikholm
ordförande